Glossary about records management (in English and in French)
Sources:
It is a glossary about records management made in King’s college.
Glossaire sur les records management en français fait par l’ADBS.
Glossary about records management made by ADBS (French association of libriarians)
It is a glossary about records management made by the State Records of South Africa
Glossary about records management made by Alliance Group ( a computing company)
Define the main concepts :
Record management :
English :
The field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, maintenance, use and disposition of records.
Source : http://www.abdn.ac.uk/central/records-management/glossary.shtml
French :
Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liée à la forme des documents (anglais : records management)
Définition donnée dans les traductions françaises des normes ISO 15489-1 et ISO 23081-1
Source : http://www.records-management.fr/rubrique.php3?id_rubrique=16
Context :
Companies need keeping their documents to prove when there are problems and need to find quickly documents with a specially management of archives.
Document
English :
The smallest unit of filing, generally a single letter, form, report or other item housed in a filing system.
Source : http://www.abdn.ac.uk/central/records-management/glossary.shtml
And File
English:
A group of related documents, contained within a file cover and fastened together. A virtual file can be created for electronic documents.
Source : http://www.abdn.ac.uk/central/records-management/glossary.shtml
French equivalent are “document”.
French :
1) un objet porteur d’information(s) organisée(s)
(Définition rédigée par un groupe joint des commissions générales CG46 et CG171 de l’AFNOR en février 2005)
2) tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité (anglais : document)
(Définition donnée dans les traductions françaises des normes ISO 15489-1 et ISO 23081-1)
3) information enregistrée ou objet matériel qui peut être considéré comme une unité dans un processus documentaire indépendamment de sa forme matérielle et de ses caractéristiques
(Définition donnée dans la traduction française de la norme ISO/DIS 9707 (adaptée de la définition dans la norme ISO 5127:2001))
Source : http://www.records-management.fr/rubrique.php3?id_rubrique=16
Context:
A document, in a company, proves, for example, there was this person who worked in 1999.
Preservation (conservation in French)
English:
The processes and operations involved in ensuring the technical and intellectual survival of authentic records through time.
Source : http://www.archives.sa.gov.au/management/glossary.html
French:
Action et tâches concourant à la pérennité technique et intellectuelle des documents authentiques (anglais : preservation)
(définition donnée dans les traductions françaises des normes ISO 15489-1 et ISO 23081-1)
Source : http://www.records-management.fr/rubrique.php3?id_rubrique=16
Recordkeeping
English
Making and maintaining complete, accurate and reliable evidence of business transactions in the form of recorded information.
Source : http://www.archives.sa.gov.au/management/glossary.html#R
French:
Préserver dans son intégrité la plus complète les preuves de la comptabilité dans une entreprise sous forme d’archives enregistrées et gérées.
Source : http://www.records-management.fr/rubrique.php3?id_rubrique=16
Indexing
English :
The process of establishing access points to facilitate the retrieval of records and / or information.
Source : http://www.archives.sa.gov.au/management/glossary.html#I
French :
Action de définir des points d’accès pour faciliter le repérage des documents et/ou des informations (anglais : indexing)
(définition donnée dans les traductions françaises des normes ISO 15489-1 et ISO 23081-1)
Source : http://www.records-management.fr/article.php3?id_article=58
Transfer custody (versement in French)
English :
Change of the responsibility for the care of records, archives or other material, usually based on their physical possession (=custody), ownership and / or responsibility for records.
Source : http://www.archives.sa.gov.au/management/glossary.html
French :
Action de transférer la conservation physiques, la propriété ou la responsabilité de documents (anglais : transfer "custody")
(définition donnée dans les traductions françaises des normes ISO 15489-1 et ISO 23081-1)
Source : http://www.records-management.fr/article.php3?id_article=71
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